🎖️Lecciones aprendidas (V): Finanzas
8 aprendizajes sobre gestión financiera escalando una compañía de servicios B2B
Hola 👋 bienvenido a la Newsletter de 🎖️Team Hackers.
Soy Felipe Polo y escribo esta newsletter para ayudar a fundadores y operadores de compañías a generar autonomía y equipos más fuertes.
Esta edición pertenece a una serie sobre lo que aprendimos escalando nuestra anterior compañía de software de 0 a 120 personas.
- He hablado de HR.
- He hablado de Cultura.
- He hablado de Management.
- He hablado de Liderazgo y Negocio.
Y hoy le toca el turno a los números.
Durante varios años nuestra única estrategia financiera fue acumular toda la caja posible. Y el COVID nos dio la razón: perdimos una facturación de 3M+ de euros en 72h, y gracias a nuestra estrategia de ahorro pudimos sostener la situación sin tanto estrés.
Pero con el tiempo me fui dando cuenta de que para nada es suficiente. Tener caja no es lo mismo que ganar dinero. Que te falte caja no es lo mismo que perder dinero.
Tener poco dinero no es positivo. Y tener demasiado tampoco.
Entender la estructura financiera de tu compañía es crítico para saber dónde merece la pena o no poner el esfuerzo estratégico.
Aquí dejo algunos de mis aprendizajes, espero que te sirvan.
1. Sistemas en todas partes: hazte prescindible
La función financiera tiene que estar completamente sistematizada. Procesos repetibles que no dependan de una persona concreta.
- Plantillas para todo: presupuestos, ofertas, controles mensuales, cierres. Si alguien reinventa el formato cada vez, el proceso no existe.
- Gestión de ayudas I+D con proceso claro: solicitar, justificar y aprovechar ayudas de investigación requiere disciplina documental. Sin sistema, se pierden oportunidades.
- ERP bien configurado: un ERP mal implementado es peor que no tener uno. Necesitas reporting fiable en tiempo real, no tres semanas después.
- Dashboards accesibles: margen, cashflow, cuentas a cobrar y pagar, burn rate, previsiones. Si esta información no está visible, estás pilotando a ciegas.
Si la persona que lleva finanzas se va de vacaciones y todo se para, tienes un problema de sistemas.
2. Arbitraje inteligente
En su momento pudimos aprovechar diferencias geográficas de coste y valor. Vendíamos en mercados de alto valor (como UK) y comprábamos en mercados eficientes y competitivos (como Hungría).
Es lectura inteligente del mercado. Cuando identificas dónde el valor percibido es alto y dónde el coste operativo es bajo, puedes construir márgenes saludables sin comprometer calidad. El cliente recibe un servicio excelente. De dónde viene la ejecución es tu ventaja competitiva.
3. Profit Pot
Establecimos un profit pot: un mecanismo para redistribuir, reinvertir y alinear incentivos.
Una parte del beneficio se reserva en un bote común que sirve para tres cosas:
- Recompensar al equipo cuando las cosas van bien.
- Financiar nuevas iniciativas sin depender del presupuesto operativo.
- Crear un colchón que reduce la dependencia de ingresos fluctuantes.
Cuando el equipo sabe que el beneficio les afecta directamente, las decisiones del día a día cambian.
En el pasado escribí de forma amplia cómo diseñar un sistema de bonus: https://www.teamhackers.es/p/como-disenar-un-sistema-de-bonus
4. Buffer del 20%
Mantener alrededor de un 20% del revenue operado a través de partners o freelancers nos ayudó mucho.
Si la demanda baja, no tienes que despedir. Si sube, puedes absorberla sin sobredimensionar la plantilla fija.
En una empresa de servicios, la nómina es tu mayor coste. Y el mayor riesgo es tener más capacidad de la que necesitas. Ese 20% de buffer externo es un seguro barato contra la volatilidad.
5. Subidas salariales justas
Las subidas salariales tienen que ser justas, coherentes y sostenibles. Basadas en desempeño, mercado y rangos salariales bien definidos.
Cuando las subidas dependen de quién negocia mejor o de quién amenaza con irse, generas resentimiento e inequidad.
Rangos claros, criterios transparentes y revisiones periódicas. Así las conversaciones salariales se convierten en un proceso, no en una negociación.
6. Control presupuestario
Control férreo del presupuesto. Previsiones actualizadas. Seguimiento mensual. Alertas tempranas.
La mayoría de empresas de nuestro tamaño no lo hacen bien. El presupuesto se aprueba en enero y no se revisa hasta que algo explota.
El presupuesto tiene que ser una herramienta activa de toma de decisiones. Si no sabes cómo vas contra plan cada mes, no tienes control, sino esperanza.
7. Cash management inteligente
Caja sobre beneficio. Siempre.
Puedes tener un P&L precioso y quedarte sin liquidez. Lo vivimos. Gestionar la caja significa anticipar cobros, negociar plazos de pago y tener visibilidad sobre las próximas 12 semanas como mínimo.
Cuando la situación lo permite, repartir dividendos tiene un efecto que pocos consideran: incentiva seguir apostando por el negocio. Un socio que lleva años sin retorno empieza a tomar decisiones conservadoras. Repartir cuando se puede es invertir en la ambición futura.
8. Usar deuda para acelerar
La deuda mal gestionada es un problema. La deuda bien gestionada es una palanca.
Financiación externa estratégica permite apalancar el crecimiento sin comprometer el flujo de caja operativo. Una línea de crédito para absorber picos de tesorería, o financiación específica para proyectos de inversión.
La clave: que la deuda financie crecimiento. Si necesitas deuda para pagar nóminas, tienes un problema de modelo de negocio.
La mayoría de problemas financieros que vi en empresas de nuestro tamaño eran, en realidad, problemas de información. De no saber a tiempo lo que los números ya estaban diciendo.
Sistemas claros, disciplina en el seguimiento, y honestidad para mirar los números cada mes.
¿Cuál de estos aprendizajes te resuena más? ¿Cuál añadirías de tu experiencia gestionando las finanzas de tu empresa?