🎖️Trabajando con una Executive Assistant
Una de las palancas más potentes que podrías comenzar a usar hoy
Hola 👋 bienvenido a la Newsletter de 🎖️Team Hackers.
Soy Felipe Polo y escribo esta newsletter para ayudar a fundadores y operadores de compañías a generar autonomía y equipos más fuertes.
Hace tiempo comenté en una edición que trabajo con una Executive Assistant que me ayuda a que me pueda centrar en las tareas en las que realmente pienso que tengo que estar.
La mayoría usa a los EA como organizador de agenda, gestor de correos o administrativo de facturas, y es una pena porque ahí vive solo una fracción del potencial.
Un EA bien diseñado no organiza, sino que multiplica tu capacidad estratégica.
Esta idea suscitó el interés de varios lectores que me escribisteis y os interesasteis en saber más, y por ello hoy os muestro una de las palancas más potentes con las que cuento en mi equipo.
(Incluye una entrevista al final - donde mi EA responde algunas preguntas sobre cómo trabajamos).
La versión antigua: escalar estrés en vez de resultados
Cuando concibes el rol como alguien que "pone cosas en el calendario", nunca pasa nada relevante.
Tu tiempo se ordena, pero tu empresa no escala.
Sigues coordinando, aprobando, priorizando. Sigues siendo el cuello de botella.
Un EA bien planteado puede ampliar ese límite de forma radical, si lo tratas como lo que debería ser: un leverage partner.
EA como leverage partner
Andrea, mi EA, no hace solo lo que le digo. Hace lo que haría yo si tuviera el tiempo.
Y muchas veces, lo hace mejor.
La diferencia está en cómo se diseña la relación:
- No le entrego tareas.
- Le entrego criterio, visión y contexto.
Con eso, ella se encarga de que las cosas avancen.
No es asistente de un proyecto. Es parte de cómo lidero
Andrea trabajó conmigo en Team Hackers. Luego en Sherpa. Y ahora en Orbitant.
No es una figura que "acompaña proyectos". Es una pieza de mi forma de
liderar, sincronizada con mi visión, ritmo y estándares.
No replica mi trabajo sino mi criterio.
Y eso permite que yo suba un nivel mientras la operativa deja de depender de mi presencia.
¿Cómo se llega ahí?
1. Delega criterio, no tareas
Cuando tu EA entiende cómo piensas —cómo priorizas, qué riesgos te importan, qué estás construyendo— deja de necesitar instrucciones constantes.
Puede anticipar, decidir, actuar.
Si tienes que explicar cada paso, no estás delegando sino dictando.
La delegación real ocurre cuando entregas:
- Contexto
- Criterio
- Resultado esperado
- Nivel de autonomía
Y permites que la otra persona construya el cómo.
Cuando das microinstrucciones, no transfieres responsabilidad. Solo transfieres tensión.
2. Sistemas, no velocidad
Un EA no vale por la velocidad con la que completa tareas.
Vale por los sistemas que deja montados:
- Comunicación con clientes
- Reuniones
- Agenda estratégica
- Transferencia de información
- Protección del foco
- Seguimiento de prioridades
- Eliminación de fricciones
Esos sistemas, bien construidos, producen orden de forma automática. Y ese orden sostiene tu escala.
Tu EA pasa de ejecutar tareas a ser owner de áreas completas.
El objetivo no es que te ayude. Es que te vuelva innecesario en lo operativo.
Por ejemplo, Andrea de manera proactiva va creando y refinando playbooks que definen y documentan cómo hacemos las cosas.
3. El modelo mental: Doer → Manager → Owner
Cada rol puede operar en tres niveles. Saber dónde estás te muestra dónde pierdes energía:
1️⃣ Doer
Ejecuta tareas. Espera instrucciones. Minimiza errores.
→ Útil, pero no escalable.
2️⃣ Manager
Coordina, prioriza, desbloquea y anticipa.
→ Multiplica tu tiempo.
3️⃣ Owner
Piensa en sistemas, no en tareas. Se hace cargo de un área completa para que funcione sin ti.
→ Te vuelve prescindible.
Tu EA puede vivir en el nivel 3 pero la mayoría lo deja atrapado en el nivel 1.
La diferencia es abismal.
4. El ángulo económico
Esto no es solo una decisión operativa. Es una decisión económica.
En marzo de 2024 envié uno de los correos más comentados de Team Hackers: cómo multiplicar tu ROI 4x usando lo que ya tienes hoy.
Ese texto muestra con números por qué enfocarte en tareas de alto valor y blindar tu foco es la decisión más rentable que puedes tomar.
El problema: para muchos, su inbox, su calendario y su operativa diaria no están diseñados para permitirlo.
Ahí es donde un EA como leverage partner deja de ser un "lujo" y se convierte en una pieza clave de tu rentabilidad.
Si no has leído ese correo y te interesa, coméntalo en este post y mi EA te lo enviará ;)
Por último, le hice esta mini-entrevista a Andrea, que es quien opera estos sistemas conmigo y mantiene mi agenda estratégica funcionando sin fricción.
🎤 Mini Entrevista con Andrea – Mi EA
1. ¿Qué fue lo más difícil de trabajar conmigo al principio?
Al inicio de empezar a trabajar juntos lo que me resultó más difícil fue entender tu manera de pensar, de priorizar y sobretodo entender tus negocios.
Captar tu esencia y entender qué cosas eran importantes y urgentes. Saber en qué debía hacer especial hincapié para que mi trabajo fuese bueno y satisfactorio.
Es cierto que no me resultó súper difícil porque desde el primer momento la comunicación ha sido clave y muy buena. Una vez entendida tu lógica operativa y lo que tú esperabas de mi trabajo, todo empezó a fluir de manera natural.
2. ¿Qué sistemas u hábitos implementaste tú misma que nos ahorran horas?
Hemos creado SOPs y procedimientos claros para automatizar muchas de las tareas que llevamos a cabo y que hemos ido retocando a base de prueba y error. Esto es genial porque si en algún momento alguien necesitase hacer alguna de estas gestiones y ninguno de los dos estamos disponibles, es fácil poder hacerlo de manera autónoma.
También tenemos un sistema de informes mensuales que yo voy rellenando y luego vemos y repasamos a final de mes, lo que hace que tengamos todas las cosas relevantes mucho más controladas y con una buena trazabilidad.
Tenemos un tablero en Asana con todas las tareas recurrentes y usarlas a modo de calendario y lista de tareas… Todo esto ha reducido mucho la dependencia a la hora de operar, algo que creo que es fundamental para ti y para que puedas usar tu tiempo en las cosas que realmente te requieren.
3. ¿Cómo decides cuándo consultarme y cuándo actuar sola?
Esto al principio era algo que siempre me generaba mucha inseguridad, por miedo a hacerme "pesada". He preferido pecar de preguntar mucho, pero es verdad que siempre me has dado la confianza de poder consultar todo lo que necesitase.
Al final, cuando pasa el tiempo y vas encajando los engranajes todo se vuelve más natural.
Ahora solo recurro a ti cuando son temas de estrategia, recursos, pagos altos (doble verificación para evitar estafas), algo que pueda tener impacto en tu reputación o en el negocio…
Actúo sola cuando la tarea es recurrente, cuando ya hemos establecido tu preferencia sobre cómo debe resolverse y cuando son temas que sé que puedo resolver sin tener que consultarte.
4. ¿Qué cosas haces hoy que jamás pensaste que harías como EA? O ¿Qué
cosas haces tú ahora que antes pensabas que eran solo "de Felipe"?
No me he cerrado la puerta nunca a cosas o tareas, por lo que no hay nada que no me imaginase haciendo.
Siempre he tenido claro que mi principal función es ser mano derecha. Me ha gustado llegar a comprender y a moverme con fluidez por tus empresas y entender qué necesitas para cada una de ellas.
Formar parte de tu equipo, como si fuera una más, ya que a veces cuando eres freelance o externo puede costar más afianzar esa relación.
Me gusta poder coordinar procesos o tareas con otras personas relevantes sin necesidad de tu intervención y de tu tiempo. Sobretodo que sientas que mi figura es necesaria porque realmente te deja tiempo para operar las cosas que realmente necesitas.
5. ¿Qué debería saber un CEO que quiere trabajar como nosotros?
Un CEO que quiera trabajar como nosotros creo que es primordial que entienda que el impacto real de una EA se expande cuando se abre a confiar y a delegar de verdad.
Debe querer invertir tiempo, sobre todo al inicio, en dar contexto, visión y en compartir cosas importantes para ayudar a la EA a entender.
Cuanto más claro sea en cuanto a prioridades y toma de decisiones, mejor fluirá todo. Y sobre todo, creo que un buen sistema CEO–EA tiene una cosa clave: comunicación honesta, rápida y sin microgestión. Tú lo has puesto muy fácil.
📘 De operador a diseñador de equipos autónomos
He creado para ti el minicurso “De Operador a Diseñador de equipos autónomos”, en el que explico por qué los equipos dependen demasiado de sus líderes (y cómo hacer que el tuyo funcione sin ti).
Me interesa el correo del tema cómo multiplicar tu ROI 4x usando lo que ya tienes hoy.
Saludos!