Hola a todos 👋 bienvenidos a la Newsletter de Team Hackers 🎖️
Soy Felipe Polo y escribo esta newsletter para ayudar a fundadores y operadores de compañías a sistematizarlas y escalarlas.
Comparto artículos semanales con sistemas accionables y tips sobre estrategia empresarial.
Arrancamos nuestro post con este temazo. Un primer minuto de 🔟 🙌
🗞️ Lo primero, latest news en mi entorno
Si me sigues por Linkedin quizás viste el anuncio que hice acerca de mi nuevo proyecto. Estoy muy ilusionado de volver a la carga, y por supuesto iré compartiendo por aquí mis aprendizajes, números y evolución con Sherpa Platform.
Este mes arrancamos una serie de expediciones 🎒 (píldoras formativas en torno al mundo de las finanzas orientado al sector de las agencias digitales). Si te pudiera interesar, aquí te dejo el link para la próxima expedición: KPIs financieros que todo CEO de agencia debería conocer.
Y ahora sí, vamos al lío.
¿Qué puedes esperar de esta edición?
⚙️ Hoy te comparto en detalle mi playbook de contratación optimizado
🤓 3 estrategias que maximizaron su eficiencia (y por las que pagamos 2.000 £)
📝 Tips para implementar un hiring con estilo
🔨 Artículos y herramientas para mejorar cómo contratas
La máquina más crítica de tu empresa
¿Te suena familiar?
Tienes una montaña de currículums, el tiempo corriendo en tu contra, y un equipo que necesita refuerzos ¡ayer! No te preocupes, he estado ahí.
En este artículo te contaré el sistema de contratación que no solo aumentó la velocidad, sino que mejoró drásticamente la calidad de las contrataciones en mi empresa.
Quédate hasta el final para descubrir cómo un sistema bien estructurado puede transformar la manera en que contratas, ahorrando tiempo, recursos y asegurando que encuentres al mejor talento.
Disclaimer: predicando con el ejemplo, este playbook lo estamos implementando actualmente en Sherpa Platform con las primeras dos contrataciones. Lógicamente a menor escala.
No hay peor optimización que la que no hace falta.
Sistema de contratación ágil
En mi empresa, manejábamos más de 100 entrevistas al mes y el caos estaba siempre presente.
Cuando tu empresa comienza a coger velocidad aprovechando el momentum, tu cuello de botella pasa de estar en las ventas a estar en las contrataciones.
Tu sistema es tan rápido como su componente más lento.
Había un riesgo de perderse entre tantos CVs, tomar decisiones rápidas y equivocadas, o simplemente quemar tiempo en candidatos que no encajaban.
Pero la clave de hacer los fichajes correctos en tiempo y forma está en la siguiente imagen.
Este sistema funciona como una máquina bien engrasada, donde cada paso está diseñado para maximizar la eficiencia y la calidad de las contrataciones.
Cada fase es parte de un playbook de contratación estratégico que no solo se enfoca en llenar vacantes, sino en construir un equipo alineado con los gaps y las necesidades de crecimiento de la empresa.
La magia reside en cómo los elementos interactúan entre sí: cada fase atrae, filtra, refina y selecciona, asegurando que solo los mejores lleguen al final.
Nota: lógicamente este proceso no comenzó así - sino que evolucionó a este dibujo con los años. Este playbook que te presento llegó a conseguir que pudiéramos contratar con calidad 3 personas al mes de manera continuada.
💡Fase cero: Antes de cualquier sistema de hiring, ya deberías haber definido las responsabilidades y gaps en tu equipo.
Para ello, crear un organigrama te ayuda a visualizar dónde faltan recursos y así priorizar las contrataciones que realmente marquen la diferencia.
Vox populi, vox Dei.
Hago un pequeño inciso para agradecer a las personas que votaron en mi anterior post - en la siguiente edición hablaremos de toma de decisiones.
Ahora sí, vamos al grano.
Dos estrategias complementarias: inbound y outbound
Al principio nos bastaba con publicar posiciones en Linkedin o algún otro portal especializado (inbound).
Sin embargo cuando empezamos a crecer, esto no era suficiente (especialmente para ciertos perfiles).
Ahí es cuando tuvimos que salir al ataque y empezar a salir a buscar proactivamente (outbound).
¿Dónde?
Twitter
Github
Eventos
Linkedin
Meetups
Universidades (becas)
Programa interno de referidos
Combina ambas estrategias para aumentar el top of the funnel de candidatos.
(Al final de este artículo te comparto algunos artículos que te podrían inspirar a la hora de implementar este proceso).
Tres estrategias aumentaron la eficiencia del sistema
Allá por 2019 trajimos a un consultor freelance con mucha experiencia en contrataciones. Auditó todo nuestro sistema, nos cobró 2.000 libras y nos ayudó a pulirlo con estas 3 estrategias:
1. Outbound: salir al ataque
Te lo acabo de contar, no me enrollo más.
2. Candidate Pool: donde el talento se mantiene vivo
Nos dimos cuenta de que estábamos desperdiciando las entrevistas que habíamos realizado en el pasado por no llevar un registro de las mismas. Quizás alguien no te encaja en un momento dado o no está preparado para un cambio.
Si no lo registras, no puedes volver a intentarlo en el futuro. Y esto supone un gran desperdicio.
Tu mayor activo si estás creciendo no son solo las contrataciones cerradas, sino las entrevistas que construyen tu pool de candidatos.
¿Por qué es esencial?
Un candidate pool bien gestionado te permite reducir el tiempo de contratación significativamente.
Al nutrir este grupo con perfiles sólidos, siempre tendrás a tu disposición candidatos evaluados y listos para futuras oportunidades.
Eso sí, mantén el pool activo
No se trata de acumular perfiles, sino de mantener el pool fresco.
Clasifica a los candidatos por sus habilidades y mantén un contacto ligero y regular con ellos. Actualiza su información y mantente al día con su evolución. Así, cuando se abra una nueva vacante, ya estarás un paso por delante.
3. Posiciones “cold”
Antes de implementar esta jugada, la cosa funcionaba así: tras la última contratación, nos relajábamos, quedándonos a la espera de la siguiente oportunidad comercial para entonces lanzar el siguiente proceso.
¿Qué problema tiene esto?
Que llegas tarde. Desde que arrancamos el proceso hasta que la persona empezaba en la compañía podíamos tardar, con suerte, un mes. Esto suponía un coste de oportunidad (si yo puedo empezar el proyecto hoy pero no tengo talento hasta dentro de 4 semanas eso me da menos velocidad de facturación).
Solución: abre posiciones “en frío”
En efecto, esto implica lanzar al mercado una posición que aún no tienes disponible. Pero si normalmente contratas 1-2 tipologías de profesionales (como era nuestro caso), es una tontería no tener una posición abierta de manera permanente.
Esto nos permitió bajar el tiempo de contratación de 4-5 semanas a 2-3.
Eso sí, por favor: honestidad total con los candidatos. Si no tienes una posición firme aún pero está a punto de caer, díselo claramente. En el peor de los casos habrás incluido a gente interesante para tener en el radar en tu Candidate pool (y en mi experiencia la mayoría de personas están dispuestas a “esperarte” si la propuesta de tu compañía les convence).
Esta estrategia es un flywheel de eficiencia: cuanto más contratas, más rápido conseguirás contratar en el futuro.
Pasos del resto del proceso
Fase 1: Screening automatizado (Filtrado rápido)
Es clave en todo el proceso utilizar herramientas de screening como Applicant Tracking Systems (ATS) para filtrar rápidamente los CVs según criterios esenciales.
Este paso elimina los candidatos que no cumplen con los requisitos mínimos y garantiza que solo los perfiles más prometedores avancen.
¿No confías en la tecnología? Piensa de nuevo.
El 94% de los reclutadores dicen que los ATS hacen el proceso de selección más eficiente.
Y no lo dicen por vagos…sino porque saben que lo esencial aquí es no perderte en el detalle.
El mercado está lleno de herramientas como Bamboo HR (usábamos este), Greenhouse, Lever, o Workable, que te permiten establecer filtros como nivel de experiencia, certificaciones o incluso la duración en trabajos anteriores.
En conclusión…
Identifica 3-5 criterios esenciales y deja que la tecnología haga la criba inicial.
Así solo los mejores pasan a la siguiente fase.
Fase 2: Entrevista telefónica
Esta es la primera toma de contacto real con el candidato, y aunque solo son 30 minutos, pueden ser decisivos.
Aquí es donde decides si este candidato tiene lo que se necesita para avanzar o si es mejor seguir adelante con otros prospectos. La clave está en aprovechar al máximo este corto tiempo para hacer preguntas estratégicas y obtener respuestas clave.
¿Cómo hacerlo bien?
Ten claro lo que buscas: Estructura las preguntas en torno a tus prioridades. Así lograrás una entrevista directa y eficaz. Nosotros por ejemplo usábamos esta llamada para entender:
Fit cultural
Rango salarial
Nivel de inglés
Razones por las que busca un cambio
Haz preguntas abiertas: Evita las preguntas de sí/no. Pregunta sobre ejemplos concretos que revelen cómo el candidato piensa y actúa.
Evalúa el tono y la actitud: La entrevista telefónica no solo es para evaluar habilidades técnicas, sino también para ver cómo el candidato se comunica. Presta atención a su tono, actitud y entusiasmo por el rol. Ojo con los red flags…
Clarifica expectativas: Aprovecha para establecer expectativas claras desde el principio. Aclara los próximos pasos del proceso, el tipo de pruebas o evaluaciones que tendrán que pasar, y los tiempos estimados. Si notas que las expectativas del candidato no se alinean con lo que puedes ofrecer (como disponibilidad o compensación), es mejor cortar por lo sano en esta fase.
Tiempo justo: 30 minutos es ideal. Menos tiempo y podrías dejar cosas importantes fuera, más tiempo y estás entrando en detalles que deberías abordar en una entrevista técnica o presencial.
💡¡Recuerda!
Cuando avanzas a las entrevistas, es crucial vender la visión de la empresa, no solo el puesto. Los mejores candidatos quieren saber cómo pueden crecer contigo y cómo la empresa planea evolucionar en el futuro.
Este paso no se trata solo de llenar un rol, sino de atraer talento que quiera ser parte del crecimiento de tu organización a largo plazo.
Errores comunes en la entrevista telefónica
No tomar notas: Es fácil confiar en la memoria, pero tomar notas durante la llamada te ayudará a evaluar mejor a cada candidato. Además, te permitirá recordar detalles importantes al comparar diferentes perfiles.
No cerrar adecuadamente: Asegúrate de terminar la llamada con claridad. Si el candidato sigue en el proceso, explícale los siguientes pasos. Si decides no avanzar, sé transparente y cortés.
Querer averiguarlo todo: la eficiencia está en establecer un pre-filtro eficaz (30’). Si tus mínimos encajan, ya tendrás tiempo de saber más cosas después. Créeme, cuando tienes que hacer muchas contrataciones es importante que esta fase sea corta y precisa.
En mi Scaling Handbook encontrarás 100+ recursos como estos para ayudarte a sistematizar y escalar tu compañía. Suscríbete para recibir acceso.
Fase 3: Prueba técnica: Una semana para ver si hay match
La prueba técnica es el momento clave donde los candidatos muestran si tienen lo que se necesita para el puesto.
¿Cómo diseñar una prueba efectiva?
Relevancia: La prueba debe reflejar las tareas reales que el candidato enfrentará en el puesto. Evita las pruebas genéricas que no aporten valor a lo que realmente buscas.
Duración razonable: Dale al candidato una semana, pero la prueba no debe consumir todo ese tiempo. Lo ideal es que puedan completarla en unas horas bien invertidas.
Evalúa más que lo técnico: No solo mires si resolvieron el problema, sino cómo lo hicieron. ¿Fueron organizados? ¿Explicaron su enfoque? Esto te da una visión más completa de su capacidad de pensar fuera de la caja y encontrar soluciones creativas.
Actitud sobre perfección: Aquí no se trata de buscar la ejecución perfecta, sino de medir la actitud hacia los retos y su capacidad de aprender rápido.
Errores comunes al asignar pruebas técnicas
No dar feedback: Después de la prueba, ofrecer feedback es esencial, incluso si el candidato no pasa a la siguiente fase. Esto no solo mejora la experiencia del candidato, sino que también proyecta una imagen positiva de tu empresa.
Ignorar el proceso: Es fácil enfocarse en los resultados, pero es igual de importante ver cómo el candidato llegó a su solución. Analiza su método, su lógica, y cómo gestionó sus desafíos.
Si quieres ver el ejemplo de prueba técnica que usamos en Sherpa aquí te la dejo (y si te animas a hacerla escríbeme 😬).
Fase 4: Validación cultural
Este es el paso donde todo se conecta. Aquí el hiring manager se sienta con el candidato para ver si hay química no solo en las habilidades, sino en cómo encajará en la cultura del equipo.
Técnicamente ya sabes que cumple, pero ahora es el momento de preguntarte: ¿Es la pieza que falta en el puzzle?
En este punto, el hiring manager no solo busca skills, sino a alguien que realmente tenga potencial para crecer con la empresa.
Debe preguntarse si el candidato balanceará y complementará las fortalezas y debilidades del equipo.
💡 Ojo aquí: Contrata a quienes eleven la cultura, no solo a quienes encajen cómodamente en ella. Porque lo último que necesitas es una oficina llena de 'yes, sir'. A menos que estés planeando la secuela de 'El Ataque de los Clones', un ejército de personas que piensen igual no te va a llevar muy lejos.
Fase 5: Referencias (Validación final)
Las referencias son ese último checkpoint antes de que lances la oferta. Aquí es donde verificas que todo lo que el candidato te ha contado tiene respaldo en la vida real.
Un par de llamadas pueden ahorrarte un dolor de cabeza en el futuro, especialmente para puestos de managers.
Las referencias son como leer reseñas antes de ver una peli: si alguien te dice que el candidato fue una estrella en su último rol, genial; pero si escuchas un 'prefiero no comentar'... pues Houston, tenemos un problema.
Sé específico: Nada de preguntas vagas. Pregunta por situaciones concretas: ¿cómo manejó proyectos clave?, ¿cómo resolvió problemas bajo presión?
No omitas este paso: Sabemos que el proceso ya ha sido largo, pero no te saltes las referencias. Dos llamadas pueden ser la diferencia entre contratar a alguien increíble o tener un problema en el futuro.
⚠️ Precauciones
Asegúrate de tener el consentimiento del candidato antes de contactar referencias, y mantén las preguntas en un nivel profesional. Nada personal. Respetar la privacidad y tener todo documentado es clave para evitar cualquier malentendido legal, rollos de discriminación y líos por el estilo.
Fase 6: Decisión y oferta (Salida del embudo)
Y aquí llega el gran momento: la decisión final y la oferta. Este es el paso más crítico, donde la claridad es tu mejor aliada.
Sé claro y conciso, asegura que ambas partes estén alineadas en cuanto a salario, beneficios, expectativas de crecimiento y plazos. Un malentendido aquí puede arruinar semanas de trabajo.
Asegúrate de dar todos los detalles sobre compensación, horarios, beneficios extra y los próximos pasos a seguir. Si lo haces bien, el candidato se unirá al equipo con la seguridad de que es la elección correcta.
¡Y voilá! Has recorrido todo el proceso como un pro, y ahora tienes a un nuevo miembro del equipo listo para crecer y brillar 🌟
¿Qué pasa si no lo sistematizas?
Cada contratación será como lanzar un dardo a ciegas: a veces acertarás, pero la mayoría de las veces perderás candidatos valiosos por falta de seguimiento o evaluaciones sin pies ni cabeza.
Además, sin un sistema claro, es muy probable que tomes decisiones impulsivas, basadas en la "corazonada del momento", lo que te puede llevar a contratar a personas que no encajan.
¿Y ya sabes cómo termina un mal fichaje verdad?
En resumen, ralentizas el crecimiento de tu equipo (y por tanto de tu empresa), y pones en peligro la cohesión y fortaleza del mismo.
Tips finales para un hiring con estilo
Si es necesario, amplía el top of funnel: ¡No te quedes corto de opciones! Más candidatos, más poder. Tener un pipeline amplio asegura que siempre tengas talento listo para fichar cuando lo necesites.
Curiosidad > Experiencia: En un mundo que cambia a la velocidad de la luz, mejor contrata a personas curiosas y con ganas de aprender que a expertos que no salen de su zona de confort. La curiosidad es la superpotencia del talento que moverá montañas.
Vende la visión, no el empleo: No ofrezcas solo un trabajo. Vende una aventura. Muestra cómo tu empresa está creciendo y cómo ellos pueden ser parte de ese cambio épico.
Antivende el puesto: Sí, leíste bien. Sé brutalmente honesto sobre los desafíos del puesto. Si el candidato sigue emocionado después de eso, entonces sabes que está listo para el reto.
Contrata para la fase en la que está tu empresa: Si estás en una startup, busca a quienes amen el caos y sepan sacar lo mejor de la incertidumbre. Si ya eres una empresa consolidada, necesitas a personas que traigan experiencia sólida y puedan mantener el crecimiento.
Trabaja tu marca empleadora (hablaré de esto en otra edición).
¿Hay algún paso que te parezca importante que no haya incluido? ¿Algún truco que te sirva? ¡Compártelo!
Artículos y herramientas
Template de ATS básico en Airtable
🏔️ Aprende de finanzas de forma gratuita apuntándote a las expediciones de Sherpa Platform. Te explicamos aquí qué es un CFO as a service.
Recuerda que en mi Scaling Handbook encontrarás más de 100 recursos como estos para ayudarte a sistematizar y escalar tu compañía. Suscríbete para recibir acceso.